Kundenprojekt
Auftragspilot
Kein Auftrag bleibt mehr unabgerechnet.
Für ein Transportunternehmen habe ich einen manuellen E-Mail- und Rechnungsprozess automatisiert. Aufträge kommen dort per E-Mail herein, und für jeden Auftrag wurde anschließend von Hand eine Rechnung geschrieben.
- Kunde
- Transportunternehmen (anonym)
- Bereich
- Auftragsabwicklung & Rechnungen
- Volumen
- Rund 2 bis 3 Aufträge pro Tag
- Im Einsatz
- Seit rund einem Jahr
Das Problem
Der manuelle Weg kostet viel Arbeitszeit und ist fehleranfällig. Das größte Problem: Aufträge wurden nach Erledigung nicht immer abgerechnet. Rechnungen fehlten, und dadurch ging bares Geld verloren.
Dazu kamen telefonische Aufträge, die nur im Handbuch des Betreibers standen und für die es gar keinen richtigen Auftrag im System gab.
Aus dem Postfach ins System
E-Mails automatisch einlesen
Die Software liest alle eingehenden E-Mails automatisch ein und verarbeitet die enthaltenen Aufträge. Auftragsnummer, Positionen und Adressen werden gespeichert, auch aus PDF-Anhängen.
Fehlt eine Rechnung?
Automatischer Rechnungsabgleich
Anhand der Auftragsnummer prüft die Software per Schnittstelle, ob schon eine Rechnung existiert. Fehlt sie, wird sie automatisch erzeugt und zur Überprüfung freigegeben.
Der Betreiber kann in allen Aufträgen nach einer Nummer suchen und prüfen, ob alle Leistungen wirklich passen.
Rückfrage per Klick
Fehlende Aufträge klären
Fehlt ein Auftrag oder fehlen Leistungen, schickt der Betreiber per Klick eine E-Mail an seinen Auftraggeber, der einfach per Antwort reagiert. So bekommen auch telefonische Aufträge einen sauberen Beleg.
Das Ergebnis
Weniger Handarbeit, weniger Fehler und vor allem: kein Auftrag bleibt mehr unbemerkt unabgerechnet. Das Rechnungsschreiben läuft jetzt weitgehend von selbst.
- ~6 Std.Handarbeit pro Woche gespart
- ~800 € nettoje zuvor verlorener Rechnung
- ~1 Jahrim Tagesbetrieb
Eingesetzte Technik
PHP
Erzähl mir, was bei dir hakt.
Beschreib in ein paar Sätzen, worum es geht und was heute fehlt. Je konkreter, desto brauchbarer die Antwort. Erste Rückmeldung meist am selben Tag.